Reforma y construcción
Control de pagos en la obra: certificaciones, fotos y documentos
Antes de cada pago al contratista hace falta un conjunto: certificación aceptada con mediciones, fotos de lo oculto, factura correcta y pago por banco. Incluye el test «pagado frente a ejecutado».
El control de pagos en la obra se apoya en una sola regla: no se paga por calendario ni a petición, sino por el volumen aceptado. Antes de cada pago, el propietario debe tener un conjunto de certificación con mediciones, fotos de los trabajos antes de cerrarlos, factura con los datos obligatorios y transferencia bancaria. Si se ha pagado más de lo aceptado, el pago siguiente espera.
Qué paquete de documentos hace falta antes de un pago
Los calendarios de hitos y las retenciones se describen en el artículo sobre hitos y retenciones en el contrato. Aquí la pregunta es otra: qué hay exactamente en la carpeta el día del pago.
| Documento | Qué comprobar | Para qué |
|---|---|---|
| Certificación (acta de trabajos ejecutados) | Las partidas coinciden con el presupuesto, los volúmenes están confirmados por medición, firma del técnico | Base del pago y contraste con el presupuesto |
| Fotos y fecha | Los trabajos ocultos fotografiados antes de cerrar: tuberías, cableado, impermeabilización | Después no se pueden comprobar sin abrir |
| Factura | Datos según el Real Decreto 1619/2012, art. 6: número y fecha, nombres de las partes y NIF, descripción de las obras, tipo y cuota de IVA | Base para la contabilidad y para la deducción fiscal, si le corresponde |
| Orden de pago | Los datos coinciden con la factura, importe y concepto | Prueba de que el pago se hizo |
| Modificados | Firmados antes de la ejecución, con precio | Evita el «lo acordamos de palabra» |
Si hay supervisión técnica, la certificación la firma el técnico, y es su tarea directa; véase el artículo sobre la supervisión técnica. Si no la hay, las mediciones las hace el propietario o un técnico contratado «a demanda», y sin mediciones no se puede pagar.
Qué no se puede pagar en efectivo
Según el art. 7 de la Ley 7/2012, no se puede pagar en efectivo en operaciones en las que al menos una de las partes actúe como empresario o profesional si el importe es de 1.000 € o más. El límite lo confirma la Agencia Tributaria. La infracción se considera administrativa grave: multa del 25% del importe pagado en efectivo, y pagador y receptor responden solidariamente. En una reforma, eso significa que cualquier pago al contratista va por transferencia. El «efectivo a cambio de descuento» contradice esta regla y rompe la cadena documental.
Qué pedir al contratista además de la factura
Si las obras las ejecutan subcontratistas, la disputa por su pago puede llegar al propietario: según el art. 1597 del Código Civil, los subcontratistas pueden reclamar el pago al dueño hasta el límite de lo que este aún deba al contratista (BOE). Por eso, antes del último pago conviene tener una confirmación escrita de que el contratista ha pagado a los ejecutores.
El lado fiscal: según el art. 43.1.f de la Ley General Tributaria, los clientes que encargan obras correspondientes a su propia actividad económica principal responden subsidiariamente de los impuestos del contratista que este debía repercutirles o retener (por ejemplo, IVA y retenciones sobre rendimientos del trabajo) si no disponen de un certificado reciente de la AEAT que acredite que el contratista no tiene deudas (certificado para contratistas y subcontratistas, con vigencia de 12 meses) (LGT). Si esto afecta a su SL y a la obra lo decide un asesor fiscal; el certificado se puede pedir al contratista en cualquier caso.
Test «pagado frente a ejecutado»
Antes de cada pago compare dos proporciones: el volumen aceptado y la suma ya pagada. Ejemplo didáctico, no una previsión. Contrato de 70.000 €. Pagado: 35.000 € (50%). Según las mediciones, se han aceptado trabajos por 28.000 € (40%). Si el contrato prevé una retención del 5% (supuesto), lo admisible a pagar es 26.600 €, es decir, hay un pago en exceso de 8.400 €. El pago siguiente se aplaza hasta que el volumen aceptado alcance a lo pagado. Mientras eso no ocurra, en la práctica le está prestando esos 8.400 € al contratista.
El mismo test sirve en sentido contrario: si el contratista pide un anticipo «para materiales», pida las facturas de los proveedores o pague los materiales directamente. Cómo llevar plan y realidad en una misma tabla se explica en el artículo sobre el control del presupuesto de reforma.
Cuándo este esquema no funciona
No funciona sin un presupuesto con mediciones: no hay nada que contrastar. No funciona si los cambios se hacen de palabra, ni si el pago solo lo confirma el contratista. Para obras pequeñas y puntuales el paquete completo sobra: bastan la factura, la transferencia y la foto del resultado. En los proyectos de DNPI el inversor ve el presupuesto y el estado de las obras en el panel digital, y la lógica general de contraste entre plan y realidad se puede comprobar en la calculadora para inversores.
Preguntas frecuentes
¿Se puede pagar al contratista en efectivo?
Si el importe de la operación es de 1.000 € o más y una de las partes es empresario, no (art. 7 de la Ley 7/2012). La multa alcanza a ambas partes. Pague por transferencia.
¿Qué anticipo es admisible?
No hay norma: el anticipo lo fija el contrato. Yo lo vincularía a gastos concretos, por ejemplo la compra de materiales con documentos, y no al «inicio de las obras».
¿Qué es una certificación de obra?
Es el documento en el que el técnico confirma el volumen y el coste de los trabajos ejecutados en un periodo. El pago se hace conforme a ella, no a petición del contratista.
¿Responde el propietario de las deudas del contratista con Hacienda?
En algunos casos sí, si encarga las obras dentro de su actividad principal y no ha obtenido el certificado de la AEAT (art. 43.1.f de la LGT). Si le es aplicable lo comprueba un asesor fiscal.
